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Com a proximidade do fim do ano, uma atividade contábil que ganha destaque na rotina profissional do contador é o encerramento do exercício.
Este procedimento permite fazer um balanço da atividade da empresa no final do exercício. Mas como proceder? Quais são os passos a seguir?
O encerramento contábil, termo que pode parecer técnico e complexo, é na realidade um marco essencial no ciclo de vida de uma empresa. Ou seja, o fechamento contábil é uma conclusão do ano que passou, onde a grande maioria das empresas realiza no dia 31 de dezembro.
Trata-se de um período de reflexão, análise e preparação. É o momento em que a empresa reserva um tempo para parar, olhar para trás, avaliar sua trajetória e depois planejar o futuro. Além disso, esta etapa é fundamental para reunir e preparar todos os documentos que serão apresentados durante a assembleia geral e para cumprir as diversas obrigações fiscais.
Para além da simples obrigação legal, o encerramento contábil é uma ferramenta valiosa para a própria empresa. Serve como uma bússola, indicando onde o negócio está no mapa financeiro.
Graças a ele, a empresa obtém uma imagem clara e clara dos seus ativos (o que possui) e dos seus passivos (o que deve). Também permite fazer um balanço das despesas (o que gastou) e das receitas (o que ganhou) durante o exercício. Este é o momento decisivo em que se calcula o lucro obtido ou, em alguns casos, os prejuízos. Esta informação é crucial para planejar estratégias futuras, alocar recursos e tomar decisões informadas
O encerramento das contas não é uma simples formalidade. É um processo rigoroso que requer uma preparação cuidadosa.
O inventário é uma etapa fundamental. Isso envolve identificar e avaliar todos os ativos e passivos da empresa. Isso inclui verificar o valor do estoque, contas a receber de clientes, dívidas de fornecedores e muitos outros itens. Esta etapa garante que as contas refletem fielmente a realidade econômico-financeira da empresa.
Após o inventário, é hora de fechar os lançamentos. Estes lançamentos permitem equilibrar as contas de gestão, ou seja, encerrar as contas de despesas e receitas para apurar o resultado do exercício, seja ele rentável ou deficitário. Esse resultado é então transferido para as contas do balanço, alterando assim o patrimônio líquido da empresa.
Uma vez finalizados os lançamentos finais, a empresa deve preparar suas contas anuais. Estes documentos, compostos de balanços, a demonstração de resultados e os anexos, oferecem uma visão sumária da atividade da empresa ao longo do exercício. São essenciais para os gestores, que baseiam as suas decisões estratégicas nesta informação, mas também para os parceiros externos, como bancos, fornecedores ou investidores, que aí encontram informações valiosas sobre a saúde financeira da empresa.
O balanço contábil é sem dúvida um dos documentos mais cruciais no mundo da contabilidade. Numa data específica, geralmente no final do exercício contabilístico, oferece um retrato fiel da situação financeira da empresa. Por um lado, detalha os ativos, ou seja, tudo o que a empresa possui (imobilizado, estoques, contas a receber, etc.). Por outro lado, apresenta o passivo, que inclui tudo o que a empresa deve (dívidas financeiras, fornecedores, provisões, etc.). Em suma, o balanço reflete os ativos da empresa num determinado momento.
Se o balanço oferece uma visão estática, a demonstração de resultados apresenta uma visão dinâmica. Acompanha a atividade da empresa durante um determinado período, geralmente 12 meses. Através deste documento podemos acompanhar todas as receitas (o que a empresa ganhou) e despesas (o que gastou). A diferença entre esses dois itens nos dá lucro, se a receita for maior que as despesas, ou prejuízo, caso contrário. A demonstração de resultados é, portanto, essencial para medir o desempenho económico da empresa.
Os anexos completam e esclarecem a informação presente no balanço e na demonstração de resultados. Eles oferecem detalhes adicionais, esclarecimentos e, às vezes, explicações sobre as escolhas contábeis feitas. Permitem que terceiros (como acionistas ou parceiros financeiros) compreendam melhor a situação financeira e os resultados da empresa.
O acompanhamento da empresa durante o exercício traduz bom senso, pois possíveis incorreções poderão já ser corrigidas tão logo surjam. Caso contrário, essas incorreções poderão se tornar uma rotina na empresa. As incorreções devem ser evitadas e, quando surgirem, devem ser eliminadas de forma preventiva ou corretiva.
As fontes de informações mais usuais para verificação dos registros contábeis são os livros fiscais, os extratos bancários, as posições de financiamentos e carteiras de cobranças, as folhas de pagamento, os controles de caixa, entre outras.
A correta apuração dos tributos e contribuições também é peça importante na apuração do resultado da empresa, bem como na montagem das demonstrações contábeis.
Fechar o exercício é uma etapa essencial para qualquer negócio. Requer rigor e organização. Seguindo os passos apresentados acima, você estará mais bem preparado para esta importante tarefa.
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